中小企業のDX、最初の一歩は「紙とハンコの棚卸し」から

「DXに取り組まないと、うちの会社は遅れてしまう」——ここ数年、経営者の方からそんなご相談をいただくことがすっかり増えました。ただ、お話を伺っていると、多くの場合「DX＝大規模なシステム導入」というイメージから入ってしまっていて、そこで止まってしまっています。

DXの最初の一歩は、華やかなシステム導入ではなく、地味な「棚卸し」から始まります。

なぜ「紙とハンコの棚卸し」なのか

中小企業の現場には、いまだに紙の書類・押印・転記作業が数多く残っています。これ自体が悪いわけではありません。ただ、これらを棚卸しせずにITツールを入れると、多くの場合「紙とシステムの二重管理」になり、かえって現場の負荷が増えてしまいます。

まずやるべきは、次の3つを書き出すことです。

• どんな書類が、どこで、なぜ発生しているか
• 誰のハンコが、何のために必要なのか
• その情報は、後工程でどう使われているか

これを1枚の紙（皮肉にも、最初は紙が一番早いです）にまとめるだけで、会社の中の「情報の流れ」が見えてきます。

棚卸しをすると見えてくる3つのこと

1. やめても困らない書類がある

「ずっとやっていたから」という理由だけで続いている書類は、棚卸しの過程で必ず見つかります。この時点でデジタル化以前に「やめる」という選択肢が現れます。

2. ハンコの目的が意外と曖昧

「承認のため」「確認のため」と言っていても、では何を判断して押しているのか？と問うと、答えに詰まる押印は少なくありません。承認フローの再設計のチャンスです。

3. 情報が分断されている

営業が持っている情報、現場が持っている情報、経理が持っている情報——これらが別々のノート・Excel・紙に存在していて、つながっていないことがよくあります。ここにDXで解決すべき課題があります。

ツール選びは、棚卸しの後で

棚卸しが終わって、初めてツールの話です。「紙をなくしたいだけ」ならペーパーレス系のツールで十分ですし、「情報を一元化したい」なら業務管理システム、「承認フローを速くしたい」ならワークフローツールが向いています。課題が明確なら、ツールは後から選べます。逆に、先にツールを決めると、ツールに合わせて業務を歪めることになりがちです。

おわりに

DXは、最新の技術を入れることではなく、会社の仕事を見直し続ける姿勢そのものだと私は考えています。その第一歩は、意外なほど地味です。でも、この地味な棚卸しを経ずに進めたDXは、ほぼ間違いなくどこかで止まります。

「うちの会社は、何から始めればいいだろう？」と迷ったときは、お気軽にご相談ください。一緒に一枚の紙に、御社の情報の流れを書き出すところからご一緒します。